为使中心档案工作管理规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》及国家、省有关部门关于机关档案室业务建设的规定，特制定以下管理制度。

一、文件、资料的归档

（一）归档范围

1、上级机关下发的文件、电报。

2、市级机关各部门和县（市、区）有关部门与本中心来往的文件、信函。

3、属于本中心管辖管理的人事档案。

4、本中心形成的文件、会议记录。

（1）中心及中心办公室正式文件、中心年度工作计划、工作要点、工作总结和中心领导重要讲话，中心党组和中心领导年度述职报告。

（2）党组会议、主任办公会议、中心专题会议、中心办公会议的记录、纪要。

（3）市级机关机关后勤工作有关情况的材料，如中央、国家和省有关领导视察本市机关后勤工作情况的有关材料，市级机关后勤工作有关会议的材料，中心有关人员赴省内、省外与同行交流形成的有关资料等。

（4）中心历史沿革、简要情况介绍、大事记等，有重要价值的照片等。

（5）本中心处理的市人大代表、市政协委员的建议、提案的答复、处理意见。

（6）中心文件、中心党组文件。

（7）本中心机关党委、机关纪委、工、团组织形成的重要文件。

（8）本中心机构改革，内部机构变化，启用印信及人员编制等文件。

（9）本中心与其他单位签订的有关合同、协议书。

（10）中心机关各处（室）、中心属各单位报送的文件、年度工作计划和总结。

（二）归档材料的收集

1、中心各处（室）、直属单位应在次年第二个月按要求把本处（室）、中心属单位上年应归的文件材料，按照文件的内容和性质，进行整理、分类、立卷、归档，向办公室移交。归档的文件材料，应将每份文件的正文与附件，印件与原稿，批复与原请示件，转发文件与原件放在一起，使文件齐全完整。 

2、中心文书档案由办公室统一整理，应在第二年的六月底以前整理立卷结束，然后归档。凡是传阅、办理完成的文件材料，均应及时进入档案室保管。

（三）归档文件的质量要求

1、凡属归档文件，必须书写工整、字迹清楚。

2、归档文件的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全；办文时征求有关单位意见的，须把各单位意见附上。

3、起草文件，须采用国际标准A4纸张书写、打印。装订线以内不得签批、书写。

4、归档的手工书写文件，一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批。不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等书写、签批。除特殊情况外，不得用复印件、传真件归档。

各处（室）、直属各单位须严格遵守以上规定，确保归档的文件齐全、完整、规范，确保档案文件不因制成材料原因造成不可挽回的损失；档案室在整理文件时，除剔除重复件及必要的技术处理以外，应严格保持文件的原来面貌。

二、档案的管理和利用

（一）档案的管理

1、归档管理。将归档文件以自然件为单位进行整理、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。

2、遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，准确划分保管期限。

3、运用现代科学技术管理档案。首先充分利用计算机和有关适用的档案管理软件，并搞好计算机自动检索，同时编制归档文件目录、文号案卷号对照表等检索工具，逐步实现档案管理的现代化。

4、做好年度统计工作，及时准确地填报档案工作统计年报。

（二）档案的利用

1、档案管理人员要熟悉库藏，根据工作需要，积极、主动、迅速地为利用者提供服务。

2、严格借阅制度，借阅档案，须办理借阅登记手续。

3、确因工作需要，机关各处（室）可借阅与其业务有关的文书档案。时限一般不超过7天，如需延长，应向档案管理人员预先说明。

4、外单位人员来查阅本中心文书档案，需持单位介绍信，并经中心办公室负责人同意后方可查阅。

5、中心有关会议记录、领导批示，一般不借阅，凡需查阅或复印的，须经分管副主任或办公室主任批准。

6、借阅者对所借文件、案卷，要保持完整、清洁、安全，不得抽拆、涂写、污损，不得擅自复印和转借。

7、档案管理人员必须认真贯彻执行档案管理制度，对所查（借）阅的档案负有督促检查责任，发现问题及时向领导汇报。做好利用档案的记录工作。

三、安全和保密

1、无关人员一般不进入档案室库房。

2、档案工作人员及利用者必须严格遵守保密规则，不得传播档案中的机密内容及有关干部评价、个人隐私、检举举报等不宜公开的材料。

3、绝密级的文件，按规定一般不予复印；复印中央、国务院机密、秘密级文件和省政府机密、秘密级文件，须经分管副中心长或办公室主任批准。

4、库房内严禁吸烟，禁放易燃、易爆物品及其他杂物；做到人走灯灭，人走上锁；配置防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防虫蛀鼠咬等设施，加强档案的技术保护，延长档案的使用寿命。

四、档案的保管

1、机关应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专柜，以及其它配套设施，并明确专人负责管理。 

2、档案库房是本机关的机要部位，非本室人员未经许可不得进入库房，亦不得在内办公、会客。 

3、定期检查档案，做到卷目相符，发现问题及时向领导汇报，并采取有效措施。 

4、档案橱柜要摆设整齐，柜内案卷排列合理。库房内要做到清洁卫生，通风良好。温度保持在12℃—24℃左右，相对湿度在45%-60%左右，并做好温湿度记录。 

5、库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆及其他物品，保持库房内走道的畅通。定期检查消防器材，使之保持完好状态。    

6、离库时必须关好橱、柜以及门、窗，切断电源。

7、确保库房安防警报运转正常。